enIntegracja danych systemów ERP z użyciem robotów
- Firma międzynarodowa z branży FMCGKlient
- Sprzedaż detalicznaBranża
- Zasięg ogólnoświatowyKraj
- SAPRozwiązanie
- 5 miesięcyCzas trwania
Opis projektu
Nasz klient, będący jedną z największych firm w branży FMCG, w ramach globalnej transformacji łączącej dwa przedsiębiorstwa, wymagał wdrożenia zintegrowanego transferu zasobów magazynowych pomiędzy dwoma systemami ERP w celu zapewnienia kompletności i dokładności przekazywanych danych w czasie rzeczywistym.
W dzisiejszym świecie fuzje i przejęcia firm są powszechnym sposobem na uzyskanie korzyści finansowych w wyniku ich strategii trwałego wzrostu i ekspansji rynkowej.
Reorganizacja operacyjna może być dużym wyzwaniem ze względu na istniejące różnice systemowe, różne wersje oprogramowania, obyczaje biznesowe, jak i poziom ich zarządzania.
Kontekst
Biorąc pod uwagę potencjalne korzyści i ryzyka wynikające z reorganizacji, rozważamy następujące operacyjne podejście do procesu łączenia firm:
- Transfer do istniejącego systemu (nie) SAP jednej ze stron,
- Hybrydowe połączenie systemowe z zachowaniem obu systemów.
O ile pierwsze rozwiązanie wydaje się być oczywiste, to co w sytuacji, gdy musimy połączyć dwa odrębne, działające systemy SAP? Z poniższego tekstu dowiesz się jak podeszliśmy do tego wyzwania i rozwiązaliśmy problem naszego klienta.
Wyzwanie/Problem
Kilka lat temu nasz klient kupił firmę, która korzystała z własnego, produktywnego systemu SAP, włączając w to wszystkie możliwe obszary jak planowanie produkcji, logistykę, finanse, kontroling czy jakość. Ze względów prawnych, nasz klient wymagał jednego, prostego, zintegrowanego rozwiązania, tak by utrzymać produkcję w „starym” systemie a do swojego systemu przenieść całą sprzedaż, logistykę oraz finanse.
Program transformacji cyfrowej wymagał globalnego połączenia jednostek gospodarczych – firmy A i firmy B w połączone jednostki pod nową nazwą firmy A. Historycznie, jednostki firmy A korzystały z systemu SAP (A), a jednostki firmy B z systemu SAP (B). Zakres programu transformacji obejmował uruchomienie wszystkich operacji biznesowych w systemie (A), podczas gdy operacje produkcyjne i zaopatrzenie będą nadal prowadzone w systemie (B). Oznaczałoby to, że zintegrowany proces „od produkcji po sprzedaż” będzie przebiegał w dwóch systemach, a zasoby będą musiały przechodzić z jednego systemu (B) do drugiego (A).
Oczekiwane korzyści:
- Standaryzacja, optymalizacja i zwiększenie wydajności poprzez wycofanie z obiegu wielu dotychczasowych programów „szytych na miarę” systemu (B) i wyeliminowanie ręcznych korekt w systemie (A),
- Standaryzacja procesu wewnątrz jednostki w obu systemach,
- Zapewnienie integralności transakcyjnej cen materiałów,
- Uzyskanie większej dokładności danych,
- Wykorzystanie robotyki w celu poprawy efektywności i ukierunkowania na użytkownika,
- Uniknięcie długoterminowej niespójności,
- Zapewnienie dokładności raportowania COPA.
Uczestnicy projektu:
Ze strony BPX w projekt zaangażowani byli kierownik projektu z FI/CO oraz dwaj konsultanci SAP FI, zaznajomieni z podstawami CO.
Rozwiązanie
Rozwój nowego zintegrowanego procesu transferu zapasów w celu zapewnienia kompleksowości i dokładności danych przekazywanych pomiędzy systemami ERP, a także optymalizacja procesów wewnątrz jednostki pomiędzy firmami w celu wsparcia firmy A na całym świecie poprzez zastosowanie modelu hybrydowego.
Sprawozdania finansowe, raportowanie i interfejsy, jak również zgodność dla procesów zamknięcia okresu zostały opracowane i dostosowane do specyficznych wymagań dla danego kraju z uwzględnieniem najlepszych praktyk globalnych w celu zapewnienia standardowego podejścia dla fabryk i rynków. Dzięki naszemu rozwiązaniu możliwe było również zapewnienie wzrostu, zarówno pod względem kosztów, jak i kolejnego etapu budowania wartości połączonych segmentów firmy A i firmy B.
Każde zaproponowane przez nas rozwiązanie miało spore znaczenie dla działania projektu, jednakże kluczowe były rozwiązania, w przypadku których użyliśmy robotów:
- W związku z tym, że fabryka działa w SAP (B), a fabryka w SAP (A), wycena materiałów naturalnie odbywa się w każdym systemie osobno. Aby uniknąć różnic, istniała potrzeba monitorowania kosztów w ujęciu okresowym.
- Opracowywany został nowy zintegrowany proces transferu zapasów, dla którego wymagany jest raport zapewniający kompletność i dokładność danych przenoszonych pomiędzy systemami, a finalnie odzwierciedlony w sprawozdaniach finansowych danych jednostek.
- Stworzenie raportu/narzędzia, służącego do porównywania danych podsumowujących COPA pomiędzy SAP (B) i (A) po transferze danych sprzedażowych pomiędzy systemami.
Czym jest robot?
- Robot jest zautomatyzowanym procesem sprawdzającym poprawność danych pomiędzy SAP (B) i SAP (A).
- Robot pracuje na maszynie wirtualnej, do której nie ma dostępu żaden użytkownik. Dzięki temu użytkownicy nie są w stanie ingerować w żadne z kroków wykonywanych przez robota w tle.
- Robot weryfikuje poprawność danych dla uzgodnionego procesu i wysyła listę niezgodności (raport uzgodnień) na zdefiniowany adres e-mail.
- Użytkownik końcowy przegląda wygenerowany raport w celu przeanalizowania wszystkich możliwych powodów, dla których przetwarzane i wyświetlane dane różnią się pomiędzy obydwoma systemami SAP.
Procesy, które są objęte robotami:
- Uzgodnienie kosztów standardowych (Standard Cost Reconciliation),
- Uzgodnienie cen wewnętrznych pomiędzy spółkami (Intercompany Price Reconciliation),
- Uzgodnienie zwrotów między firmami (A) system do (B) systemu (Retrofit Reconciliation).
Korzyści
Raporty porównawcze tworzone automatycznie
Wszystkie znalezione różnice wysyłane do użytkowników na podstawie predefiniowanych danych
Oddzielne raporty dla każdego kraju
Brak ryzyka popełnienia błędu między systemami
Krótki czas tworzenia raportów
Możliwość uruchomienia raportu na życzenie (np. gdy powstanie nowy materiał lub po wprowadzeniu poprawek
Łatwa komunikacja z Robotem (przez maila)
Szyfrowane dane — dodatkowe zapewnienie bezpieczeństwa
Elastyczne rozwiązanie (łatwy sposób na dodanie nowego kraju do procesu)
Przyjazny dla użytkownika przewodnik
Czego się nauczyliśmy?
W trakcie trwania projektu zajęliśmy się wieloma obszarami, dzięki czemu było to dla nas niezwykle rozwijające doświadczenie. W tym czasie zmierzyliśmy się między innymi z:
- Transferem towarów pomiędzy fabryką a rynkiem w ramach tej samej jednostki gospodarczej,
- Sprzedażą produktów z fabryk (B) na rynki (A),
- Transferem kosztów wewnątrz firmy w ramach jednego podmiotu prawnego,
- Zwrotami przez podmioty trzecie z systemu (A) do systemu (B),
- Zautomatyzowanym rozpoznawaniem przychodów fabryki dla przesyłek wewnątrz jednostki gospodarczej,
- Logistyczną obsługą kosztów wewnętrznych (Rosja),
- Wielokanałowymi dostawami/eFabryki (Chiny i USA) – możliwość pozyskiwania szeregu zamówień w ramach tej samej procedury.
Cieszymy się, że dzięki innowacyjnemu podejściu mogliśmy pomóc naszemu Klientowi w połączeniu danych w dwóch systemach SAP w czasie rzeczywistym i zadbać o zintegrowany proces transferu. Takie rozwiązanie z pewnością przekłada się na zwiększenie efektywności pracy, a w konsekwencji na trwały wzrost. Praca przy projekcie była dla nas bardzo rozwijającym doświadczeniem. Ze względu na złożoność tego przedsięwzięcia nasz zespół miał okazję wykazać się w wielu obszarach SAP. Zwłaszcza wdrożenie robotów to kolejne potwierdzenie jak wielkie znaczenie ma automatyzacja w dzisiejszym świecie.
Tutaj znajdziesz wsparcie eksperckie SAP
Nasz zespół SAP jest tutaj, aby skutecznie przeprowadzić Cię przez transformację cyfrową. Zapewnimy Twojej firmie odpowiednie wsparcie biznesowe. Sprawdź, jak możemy pomóc w znalezieniu najlepszego rozwiązania dla Twojej organizacji.
Zobacz inne case studies
Wdrożenie Change Request w SAP bez MDG: jak firma wdrażająca SAP S/4HANA ograniczyła ryzyko błędów i koszty, tworząc własne workflow migracyjne
Jak rozwiązanie Teta usprawniło procesy HR w firmie SaMASZ Sp. z o.o.
Jakościowa obsługa większej liczby firm w krótszym czasie dzięki wdrożeniu enova365 w firmie KR Group
Wdrożenie Teta ME i Teta HR w home& you S.A.
Odkryj nasze możliwości
20+ lat doświadczenia
Od 2006 roku pomagamy Klientom wdrażać i rozwijać systemy oraz aplikacje, które usprawniają procesy biznesowe. Dzięki naszemu know-how nasi Partnerzy mogą w pełni wykorzystać technologie przyszłości.
1000+ zrealizowanych projektów
Do każdego projektu podchodzimy indywidualnie. Wykorzystujemy technologie usprawniające funkcjonowanie i zarządzanie przedsiębiorstwem. Wspólna realizacja każdego projektu przybliża naszych Klientów do osiągnięcia perfekcji w zarządzaniu nowoczesną organizacją.
500+ pracowników
Mamy odpowiedni zespół doświadczonych i wykwalifikowanych ekspertów z wielu dziedzin. Konsultantów, analityków, programistów oraz PM-ów. Z sukcesem realizujemy nawet najbardziej złożone projekty, które przyspieszają rozwój organizacji na całym świecie.
50+ krajów, w których przeprowadzaliśmy wdrożenia
W oparciu o nasze unikalne kompetencje realizujemy innowacyjne projekty na całym świecie. Zdobywamy kolejne rynki i chętnie wchodzimy w nowe obszary. Kompleksowe podejście pozwala nam zapewnić rozwój firm z wielu sektorów i branż.
Skontaktuj się z nami
Porozmawiajmy! Interesują Cię nasze rozwiązania? Nasi eksperci odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.
